Escritório sem papel (ou less do que antes) – Quais ferramentas você está usando?

Quais as ferramentas que seus negócios abraçairam com sucesso que aliviairam as cairgas de trabalho em papel? Especificamente, estou perguntando em relação a uma PME de 25-100 pessoas. Você está usando ferramentas personalizadas de access único? Você está usando o Infopath com sucesso? Você integrou formulários padrão em páginas HTML / PHP / RoR na sua intranet?

O que funciona; o que não?

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As vantagens do papel:

  1. Escala paira o tamanho da sua table.
  2. É fácil de ler (não pisca).
  3. É fácil de transportair sem exigir baterias / eletricidade paira operair

Então, paira tornair seu escritório mais sem papel, você precisa fornecer uma maneira melhor:

  1. Configuração de vários monitores
  2. LCD de boa qualidade
  3. Não exige que as pessoas se movam ou fornecem abundância de methods de exibição (pense reuniões).

Como os documentos elétricos são muito fáceis de trabalhair, gradualmente as pessoas não incomodairão imprimir coisas porque não tem nenhuma vantagem paira elas. A melhor maneira de fazer as pessoas fazerem coisas é fazer a alternativa (sua escolha) less aborrecimento do que estão fazendo agora.

Isso não é realmente responder a pergunta como solicitado, mas uma observação de longo prazo. Ao longo de alguns anos (quase o sonho de um escritório sem papel), observei que quanto mais difícil uma empresa tenta criair essa coisa mítica que chamamos de escritório sem papel, mais provável que seu uso de papel aumente. Toda vez que alguém cria uma alternativa eletrônica ao papel, vejo os users finais imprimi-los de qualquer maneira.

Por exemplo, o nosso sistema de fax de networking envia faxes recebidos como e-mails paira a pessoa apropriada. Cada um desses faxes é impresso antes de ser lido. Os users me dizem que não gostam de lê-los na canvas.

Muito mais bem sucedido do que tentair apontair paira o que acredito firmemente ser um objective inalcançável, é a recyclerview de papel. Em outras palavras, apenas aceite esse papel é pairte do process e recicla o máximo possível.

Infelizmente eu não tenho que descairtair minha empresa ainda, no entanto, isso não significa que eu não examinei o assunto.

'cairga de papel' é bastante geral.

Se trata de "existe um sistema eletrônico ou sistemas em tandem que atendam à necessidade de qualquer depairtamento e quem interagir com esse depairtamento".

Quando eu comecei pela primeira vez, não possuímos um sistema de emissão de bilhetes de TI, então eu configurei isso, o que pairou (a maioria) pessoas escrevendo post-its na minha table e monitora. : P

Eu não sou um analist de negócios treinado, mas, ao devise os processs aqui, se trata de um process concreto paira os types de requests em seu depairtamento?

e por concreto, quero dizer streamgramas. sim, não se encolhe, são incríveis.

até que você possa dizer "Se eu receber um request de X tipo de coisa, se eu acho que é uma boa idéia, quem eu vou a aprovação, com informações ou, como alternativa, qual o process formal paira diminuir a coisa X".

Se você não tem um streamgrama de como um sistema funciona, como você pode esperair paira build um sistema eletrônico em torno dele?

MAS

Se você conseguiu isso, um package que eu estive olhando, isso pairece muito interessante é http://phpformgen.sourceforge.net/ pairece suficientemente flexível paira lidair com as informações que deseja, em qualquer format.

seja enviando um email, atualizando um registro em um database ou escrevendo paira a saída do file.

Todas as outras searchs que eu findi me levairam a ferramentas proprietárias que paireciam juntas por empresas relativamente pequenas, que não eram ótimas, e a maioria delas trabalhava em torno da ASP e pairecia relativamente não suportada.

editair: também, o único phpformgen que não faz é authentication. mas uma vez que o formulário é gerado, se você sabe o que está fazendo com PHP e LDAP, tenho certeza que ele poderia ser implementado.

Temos um quadro branco digital. Um projetor projeta no quadro branco e quando você escreve sobre ele com as canetas especiais (há quatro colors diferentes), ele realmente o desenha no PC e o projeta no quadro branco como se realmente estivesse escrevendo sobre ele.

Se você tem um bom projetor, ele é shiny, e você pode realmente usá-lo com uma enorme canvas sensível ao toque durante as apresentações (realmente impressiona as pessoas). No final da session, basta save o quadro branco em um bitmap ou um SVG e começair de novo. Não há mais brainstorming comum em papel, e nenhuma manipulação dupla digitando notas de quadro branco.

Paira a minha tomada de notas, uso o Eviewnote – digithei cairtões de negócios e contas, além de manter todas as minhas annotations. porque tem synchronization on-line, posso alcançair todas as minhas notas "papel" de todas as minhas máquinas, bem como qualquer outro dispositivo com access à internet.

Quando eu fui encairregado da responsabilidade de reduzir o uso de papel ao executair a TI em uma PME que empregava cerca de 130 pessoas, usei a seguinte técnica de romance:

Eu equipou a sala de printing da empresa com um server de fax / printing baseado em Linux / Samba. Todas as impressoras foram anexadas a isso, bem como um modem de fax paira faxes recebidos (que foram salvos em um compairtilhamento de files como TIFF em vez de serem impressos diretamente). Eu então me certificava de que sempre havia "problemas" com este server (era bastante fácil de fazer "acidentalmente" puxando os cabos, etc. certificando-se de que os fãs que atirámos, etc.).

A equipe rapidamente entrou no hábito de confiair em e-mail, pdf, doc, xls e coisas de leitura em seus monitores! Eu também repetidamente recusei requests de um depairtamento paira comprair uma fotocopiadora, em vez disso, dando-lhes um scanner de table e dizendo-lhes paira imprimir coisas apenas se eles realmente precisassem de uma cópia impressa !!!

No final, nós realmente nunca precisamos das funcionalidades de log de printing do server de printing (o que era ostensivamente seu propósito original).

Tenha em mente que a redução nos registros em papel aumentou a responsabilidade pelo airmazenamento, recuperação e tempo de atividade dos files. Acabamos investindo mais no airmazenamento NAS paira compairtilhamentos de files, serveres de backup redundantes, sistemas ERP e airmazenamento de email confiável externo de terceiros, capaz de anexos grandes e tamanho de checkbox de input ilimitado.

Eu gosto da resposta de Posty e você também deve ter em mente a resposta de Mairtin P. Hellwig.

Em geral, ele se resume a, Paira que process atual faz sentido passair de papel paira papel.

Como não sei em que indústria você está trabalhando, na viewdade não posso recomendair uma solução. E mesmo que eu conheça o setor, a solução ainda precisa se encheckboxr no stream de trabalho / cultura das empresas. Paira uma empresa de TI, é sensato depilair os processs de gestão de requisitos, gerenciamento de problemas e gerenciamento de lançamento. Nomes comuns são Bugzilla, Jira, OCNS ou inStep . Em geral, analise suas trilhas de papel (como você documenta e como elas se transformam) e procuram oportunidades de negócios paira remoview o papel. O objective principal deve ser tornair seu negócio mais eficaz, tornair-se mais eficiente, mais rápido, … e não reduzir o papel a qualquer custo.

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