Abuso de email do Outlook – Guia paira etiqueta de e-mail?

Passei muito tempo realizando migrações de e-mail paira empresas que possuíam muito pouco foco de TI, ou nenhuma equipe em tempo integral paira lidair com problemas comuns. Como resultado, as políticas que goviewnam o uso de e-mail e os melhores processs nunca foram instituídas. Os users finais nesses ambientes não são técnicos e tendem a resistir à mudança.

Eu definitivamente entendi a mecânica de mudair / moview / atualizair plataforms de correio. Na maioria dos casos, ajudo as empresas a mudair de POP3 ou IMAP baseado em Linux paira o Microsoft Exchange. Este tipo de movimento expõe uma multidão de maus hábitos de users.

Minha preocupação não é inteiramente sobre o espaço em disco envolvido nos problemas de acúmulo de e – mails que findi no passado ; sempre existe uma em cada empresa . Trata-se dos problemas e dos abusos que costumo observair uma vez que estou trabalhando com uma empresa em pairticulair.

Durante a última migration, vi:

  • Usuários que CC: eles próprios em cada e-mail (presumivelmente como uma maneira de acompanhair os tópicos da mensagem?).

  • Mensagens de 300 megabytes na pasta Itens enviados ?!?

  • As pessoas que enviam o Outlook lêem recibos em cada mensagem de saída.

  • Usuários que mantêm subpastas paira cada contato com o qual correspondem. Às vezes, manualmente. Às vezes, com regras do lado do cliente muito quebradas.

  • Sobre organização de subpastas . (algumas pastas com apenas uma mensagem nelas).

  • Subfolders sob a checkbox de input (não tenho certeza se esta é uma má prática, mas é errado).

  • Uso gratuito de Bandeiras Prioritárias. Tudo é de alta importância !!

  • 4+ anos de e-mail na pasta Itens Enviados .

  • 25.000 itens ou mais na Caixa de input (com uma grande porcentagem deles não lida).

  • 15.000 ou mais mensagens na pasta Itens Excluídos .

  • Um user com 24.000 itens na sua pasta de Rascunhos ! (o resultado de uma regra do lado do cliente incorretamente aplicada).

  • Auto-files ficam fora de controle.

Como isso acontece?

  • É que o e-mail é relativamente novo, e os users não são instruídos sobre como utilizá-lo bem?
  • É um problema de UI onde a pasta Itens Excluídos é simplesmente um sistema de airquivamento de uma key ?
  • Os administradores não fazem sua pairte paira ajudair suavemente a corrigir ações?
  • Se os users tiviewem problemas com o e-mail básico, como faço paira enfrentair o desafio de ensiná-los sobre respostas fora do escritório e como trabalhair o calendar de grupo (gulp)?

Minha pergunta é se existe um conjunto padrão de diretrizes sobre como gerenciair o e-mail de alguém? (mesmo um panfleto?)

As questões de educação do user tendem a diminuir essas implementações porque estou alterando o stream de trabalho que as pessoas chegairam através de uma vairiedade de meios. E quando isso afeta pessoas em todos os níveis / papéis de uma organização, pairece que não há nenhum padrão no lugair.

Situações como essas são o resultado de alguns fatores:

  • Nenhuma educação formalizada sobre o uso de correio
  • Transmissão baseada em sabedoria populair de tairefas comuns, como regras de férias e como configurair airquivadores automáticos
  • Falta de dor por não eliminair nada

Hoje em dia, não estamos no ponto em que a maioria da força de trabalho global está lidando com o e-mail de suas cairreiras inteiras, mas está chegando lá. Mas, definitivamente, passamos a mairca de 50% paira as pessoas que estão lidando com isso há mais de uma década, então há muita prática passada ainda lá.

O último ambiente de intercâmbio com o qual eu estava envolvido teve todos esses problemas. Algumas delas foram devido a uma certa minoria que insistiu em interfaces não-Outlook paira o Exchange, que tiviewam efeitos colaterais. Alguns deles foram o resultado de aleitamento random até pairecer certo, depois deixado sozinho por cinco anos.

O gerenciamento de e-mail é uma coisa intensamente pessoal, e ser forçado a pairtir do alto por The Man paira airquivair as coisas apenas porque um panfleto tolo disse que é assim que não deve ser encontrado calorosamente. Em ambientes com cotas de checkbox de correio extremamente pequenas, você termina com files PST de tamanho incomum que se pairecem com o exemplo de muitas outras pastas.

Onde costumávamos passair algum tempo a educair users estava em:

  • A pasta Itens Excluídos não é um airquivador. Na viewdade, esvazie-o! Veja como configurair um process de exclusão automática …
  • Ao configurair uma regra de fora do escritório, aqui estão algumas orientações.
  • Isto é o que você pode fazer quando recebe os e-mails "sua checkbox postal é muito grande".

Em resumo, nos concentramos em áreas de dor. Não nos importava se um user criasse uma pasta por dia paira colocair a correspondência de um dia, ou se eles simplesmente deixassem tudo na Caixa de Entrada e procurados sempre que precisassem de algo (estilo gmail!).

  • Itens Excluídos Nós realmente tínhamos users que ficairam bastante irritados quando fizemos uma descairga completa de itens excluídos em todo o sistema durante uma migration. Então, escrevemos algumas coisas paira desencorajair o uso da lixeira como um airmário de file.
  • Regras fora do escritório Os grandes administradores de sistemas estavam ficando cansados ​​de lidair com solicitações de helpdesk paira desinstalair regras OO mal escritas, então nós escrevemos algum treinamento sobre como configurair um bom.
  • Caixa de correio muito grande Tivemos cotas de correio, porque precisamos. Então nós escrevemos o documento sobre maneiras de ficair abaixo. Com o tempo, nossos folhetos freqüentes mudairam suas forms de retenção de mensagens.

Os únicos padrões que aplicamos foram:

  • Mantenha sua checkbox de correio abaixo de um determinado tamanho (aqui estão algumas maneiras de fazer isso)
  • Não seja irritante com as mensagens OO
  • Não distribua sua senha de e-mail, mesmo paira sua secretária. Nós queremos dizer isso. Aqui é como você delega …

Eu gosto dessa analogia de sua checkbox de correio em casa paira tentair lidair com users de e-mail "ruins".

Você não deixa todos os seus spam não abertos em sua checkbox postal, você não guairda suas contas, sua foto de sua sobrinha no zoológico ou qualquer outra coisa lá dentro. Você tira isso e joga-o fora, ou coloca-o em outro lugair paira manter-se seguro. Trate sua checkbox de correio eletrônico, como você fairia sua checkbox de correio pessoal.

Com isso dito, a educação do user e treinamento adequado vai um longo path. Aplicamos os limites da checkbox de correio dentro do raciocínio e alinhemos enviair e receber limitações de tamanho com o google paira evitair problemas. Independentemente disso, sempre haviewá um user que pensa que tudo "deviewia funcionair" sem que eles tenham que lidair com isso (ou seja, limpe sua checkbox de correio em algum momento dos muitos anos de acumulação).